Probleem of klacht: los het op in het bad

De Watervrienden Amstelveen is een kleine vereniging. We werken uitsluitend met enthousiaste vrijwilligers die hun uiterste best doen om goede zwemlessen te geven. Dat neemt niet weg dat u binnen de vereniging ergens tegenaan kunt lopen, of een klacht heeft.

Ons streven is om problemen of klachten in het zwembad op te lossen. Na de les zijn onze lesgevers toegankelijk en staan u graag te woord. Meestal is na enig overleg het probleem snel opgelost. Komt u er met de lesgever niet uit, dan is er altijd iemand van de technische commissie aanwezig om mee te denken.

Is uw probleem of klacht nog steeds niet naar behoren opgelost? Dan kunt u uw klacht kenbaar maken via onderstaande klachtenprocedure.

Klachtenprocedure Watervrienden Amstelveen

1. Klacht melden

Als (kader)lid of ouder van een lid dient u uw klacht of probleem schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Hiertoe schrijft u een e-mail naar: bestuur@dewatervrienden.nl.

In dit bericht schrijft u in ieder geval:

  • uw naam en telefoonnummer waarop we u kunnen bereiken;
  • de klacht zelf: formuleer uw klacht zo duidelijk en concreet mogelijk;
  • tijdstip/moment waarop de klacht betrekking heeft.

2. Klachtbehandeling

Na ontvangst van uw bericht neemt een bestuurslid binnen 2 weken contact met u op. In dit gesprek vragen we u, indien nodig, naar meer informatie. Verder maken we in dit eerste gesprek een afspraak met u over de wijze en de termijn van terugkoppeling. De termijn waarop uw klacht afgehandeld is, hangt af van de aard van de klacht. Streven is om uw klacht binnen zes weken te behandelen.

Na het contact wordt uw klacht voorgelegd aan het (dagelijks) bestuur of –indien van toepassing- de voorzitter van de betreffende commissie.

3. Hoor en wederhoor

Het bestuur hoort altijd ook eventueel andere betrokkenen. Gaat het probleem of de klacht over een (kader)lid, dan neemt het bestuur contact met dit (kader)lid op om de andere kant van het verhaal te horen. Indien nodig worden de vertrouwenscontactpersonen ingeschakeld. Het bestuur houdt betrokken (kader)leden op de hoogte van de afhandeling van de klacht.

4. Afhandeling

Het (dagelijks) bestuur beslist na hoor en wederhoor over de klacht. De secretaris of voorzitter informeert u zo snel mogelijk over de beslissing. Dit kan zowel telefonisch als schriftelijk gebeuren.
Zodra de klacht is afgehandeld, maakt het bestuur een kort verslag waarin in ieder geval de volgende onderdelen zijn opgenomen:

  • Aard klacht
  • Analyse probleem
  • Overeengekomen oplossing
  • Stappen ter preventie van soortgelijke situatie

Dit verslag stuurt het bestuur naar alle belanghebbenden. Het bestuur neemt het verslag op in de jaarlijkse evaluatie van de klachtenprocedure.

Grensoverschrijdend gedrag

De Watervrienden Amstelveen doet er alles aan om sporten leuk en veilig te houden. We waarborgen een veilige omgeving door aandacht te hebben voor een open en positieve atmosfeer en door duidelijke afspraken over omgangsvormen te maken, zie ook het lesplan van de Watervrienden Amstelveen. Al onze functionarissen hebben tevens bij ons hun V.O.G. kunnen afgeven.

Wanneer u ondanks dit toch grensoverschrijdend gedrag van anderen constateert, kunt u via het NOC*NSF in contact komen met een vertrouwenspersoon. Wanneer nodig kan het bestuur van de Watervrienden Amstelveen u in contact brengen met een vertrouwenspersoon van de sportbond.

U kunt ook zelf direct contact opnemen met het Vertrouwenspunt Sport van de NOC*NSF.